1969 yılında Kırşehir’de doğdu. Erzurum Atatürk Üniversitesi İletişim ve Tarih, Atatürk Üniversitesi Kamu Yönetimi ve Uluslararası İlişkiler, İstanbul Üniversitesi Sosyoloji lisans mezunudur. Kırşehir Ahi Evran Üniversitesi Uluslararası Hukuk, Medeniyet Üniversitesi Kamu Yönetimi ve Yıldız Teknik Üniversitesinde Eğitim Yönetimi ve Denetimi alanında yüksek lisans eğitimlerini tamamladı. Amerika Northwest Üniversitesi ve İrlanda Dublin Üniversitelerinde doktorasını yapan Kaya, 2001- 2011 yılları arasında Kırşehir ili Mucur ilçesi Mucur Belediyesinde, 2011-2015 yıllarında Ahi Evran Üniversitesi Basın ve Halkla İlişkiler Bölümünde görev yaptı. 2001-2015 yılları arasında Mucur Güncel Gazetesi ve Haber Sitesi genel yayın yönetmenliğinde bulundu. 1995-2023 yılları arasında Türkiye Futbol Federasyonu bünyesinde klasman hakemliği, gözlemcilik ve faal antrenörlük yaptı. 2015 yılından itibaren eğitim sektöründe yöneticilik görevini sürdüren Kaya’nın birçok sivil toplum örgütlerinde çalışmaları devam etmektedir. İngilizce ve İspanyolca bilen Rüstem Kaya evlidir.